La plupart des entreprises utilisent encore beaucoup trop de documents papier, alors qu’il est aujourd’hui nécessaire de dématérialiser. La numérisation va permettre une meilleure traçabilité des documents, une meilleure accessibilité, compte tenu des enjeux liés au développement durable, une modernisation des échanges, une réduction en termes d’économies, mais aussi améliorer votre relation client et bien sûr votre image de marque auprès de vos clients ou prospects.
Pourquoi faut-il dématérialiser dans les entreprises ? Quels sont les avantages de la dématérialisation ? Cet article va vous présenter les 4 bonnes raisons de dématérialiser votre entreprise.
Quels sont les avantages de la dématérialisation des documents ?
1. Un gain de temps garanti
La raison principale est de faire gagner du temps à toute votre équipe. En effet, en entreprise, il faut souvent du temps pour retrouver et mettre à jour un document papier parmi les milliers de documents détenus par une entreprise. La dématérialisation vous permettra alors d’éviter de perdre du temps à rechercher un document puisqu’il sera accessible rapidement et facilement en version électronique. On peut alors comprendre que la dématérialisation est donc génératrice de profit.
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2. Des économies réalisées
Selon une étude, le coût d’envoi d’un papier se situe entre 9,00 € et 15,00 € (si l’on considère le déplacement et l’impression, la mise sous enveloppe, l’affranchissement…).
La dématérialisation permet de réduire les coûts d’impression et de transport, ainsi que le temps nécessaire pour obtenir les documents pertinents.
En termes de productivité des employés, les économies réalisées grâce à la dématérialisation constituent l’un des principaux avantages.
3. La fidélisation de vos clients et l’augmentation des prospects
Il y a quelques années, les échanges se faisaient par le biais de lettres, mais aujourd’hui, les échanges se font souvent par e-mail. La dématérialisation est devenue une évolution technologique importante.
La dématérialisation vous apporte une réelle valeur ajoutée puisqu’elle développe l’efficacité commerciale. Désormais, les entreprises et leurs clients sont amenés à échanger à travers des espaces sécurisés qui vont générer un climat de confiance et une relation durable avec le client.
La numérisation va améliorer la rapidité de réponse aux réclamations des clients. Beaucoup plus efficaces, les clients seront satisfaits d’une réponse rapide, voire immédiate.
4. Une nouvelle façon de travailler étonnante
De nombreuses entreprises ont du mal à changer leurs habitudes de travail. Elles ne veulent pas dématérialiser car elles travaillent avec du papier depuis de nombreuses années et ces méthodes leur conviennent très bien. Pourtant, la dématérialisation permet un meilleur suivi et une meilleure traçabilité des documents.
Elle améliore également la flexibilité car elle permet au salarié de travailler à distance. Cette flexibilité va générer une satisfaction de l’équipe qui pourra travailler en home office.
N’ayez donc pas peur du changement ! La dématérialisation va permettre aux entreprises de réduire leur empreinte carbone pour participer à un objectif commun de développement durable, de réduire l’espace de travail et donc leurs coûts, mais aussi d’augmenter la satisfaction des employés.
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